Jak wykorzystać w pełni potencjał pracy zdalnej?

Miniony rok spowodował wymuszone przeniesienia naszych biznesów do on-line. Wiele osób poradziło sobie z tym bez problemów i stresu. Jednak dla innych była to nowość albo coś o czy wcześniej w ogóle nie myśleli. Ale stało się i nie ma już od tego odwrotu. I teraz pytanie jak się do tego przygotować, z jakich systemów skorzystać żeby wszystko działało, czy będę to umieć obsługiwać? I najważniejsze – żeby to wszystko nie było za drogie.

Sprawny komputer i telefon

Dobra organizacja pracy to dobry i sprawny sprzęty (komputer, laptop czy telefon) oraz odpowiednie oprogramowanie pozwalające nad wszystkim zapanować. Wybór sprzętu nie jest łatwy – tyle tego jest na rynku, a nie każdy wie jaki wybrać żeby był OK. I tu pojawiam się Ja – pomogę Wam w doborze najlepszego sprzętu pod Wasze potrzeby i budżet.

Odpowiednie oprogramowanie

Drugi aspekt to oprogramowanie – tu też nie jest  tak prostu jakby się wydawało. Oprogramowanie które wybierzecie do pracy powinno Nam pomagać, dawać wiele możliwości i najlepiej żeby znaczna większość tego co potrzebujemy była  jednym miejscu. Możemy oczywiście znaleźć kilka czy kilkanaście różnych małych programików, z których każdy będzie robił co innego. Ale wiąże się to z kilkoma ryzykownymi punktami np. związanymi z bezpieczeństwem on-line. Małe „programiki” często nie są dobrze zabezpieczane, co może być zachętą dla hakerów. A konieczność tworzenia i zapamiętywania wielu haseł – nie lubimy tego, prawda.

Kolejna rzecz to np. konieczność przenoszenia danych i informacji między programami – czasem da się to zrobić automatycznie (albo jak się okazuje – powinno się dać), ale często trzeba to robić  ręcznie tzw. z palca. Strata czasu, a co za tym idzie, pieniędzy. Takich minusów wielu rozwiązań jest też wiele. I co tu zrobić?

A co jeśli się okaże że jest rozwiązanie, które może w ogromnej większości zaopiekować Nasze potrzeby biznesowe i wszystko to będzie w jednym miejscu? Co jeśli możemy mieć jedno bardzo mocne hasło do naszego centrum dowodzenia, i będzie ono bardzo solidnie zabezpieczone jak Fotr Knox? A My dzięki temu będziemy pracować bez spiny i nerwów i więcej czasu będziemy mieć na rozwój naszej firmy.

Jaki powinien być system?

Kilka podstawowych informacji co powinien mieć system pozwalający na lekką i spokojna pracę.

1. Tworzymy w firmie wiele dokumentów jednocześnie. Pracujemy wiele godzin i zapominamy podłączyć ładowarki do laptopa, zadzwonił właśnie klient i pochłonęła nas rozmowa. Gdy kończymy okazuje się że wszystkie nasze pliki się nie zapisały i cała nasza kilkugodzinna praca poszła na marne. Nerwy, stres, nie raz rwiemy włosy z głowy. A po co? Można pracować w ogóle o tym nie myśleć, a żadnego dokumentu już w przyszłości nie stracić.
2. Obecnie pracujemy w wielu lokalizacjach – nasze domy stały się naszymi biurami. Kiedyś przy projekcie, w którym brało udział wiele osób można było się spotkać w Sali konferencyjnej czy na kawie w kuchni (tam zawsze pojawiają się najlepsze pomysły) i sprawnie omówić aspekty projektu. Jedna osoba mogła wszystko notować, potem to spisać i voilà. Teraz często pracując nad jednym dokumentem w 3 osoby zajmuje do więcej czasu bo każdy musi napisać swoje, potem po kolei każdy musi coś poprawić wiec przesyłamy sobie ten plik wielokrotnie, a czas nam ucieka. I znowu pytanie a po co? Można wspólnie w tym samym czasie pracować nad jednym dokumentem (tekstem czy kalkulacją) w wiele osób i zaoszczędzić czas, a to się przekłada na możliwość zarobienia dodatkowych pieniędzy dla firmy.
3. I kolejny aspekt to nasze spotkania on-line. Tu też jest wiele możliwości i dostępnych platform. Oczywiście każda jest unikatowa i każda ma to coś czym nas do siebie przekona. Dla mnie najważniejszym aspektem jest jej bezpieczeństwo i swoboda w prowadzeniu spotkań. Z własnego doświadczenia wiem jak ważne jest np. wyciszenie wszystkich dźwięków otoczenia w trakcie prowadzenia spotkania. Czasem dziecko w drugim pokoju gra coś lub słucha muzyki, czasem pies usłyszy coś i zacznie szczekać, a takie odgłosy nie są przyjemne dla naszych odbiorców. Dlatego wybiera platformę która da mi możliwość wyciszenia tego wszystkiego, która pozwoli również zintegrować całe moje Centrum Dowodzenia z tą platformą i wszystko będę miała w jednym miejscu. Jeśli prowadzicie np. szkolenia to wybór takiej platformy dającej Wam wszystko w jednym miejscu jest bardzo ważne.
4. Często w Naszej pracy musimy np. wysyłać do klientów ankiety i zbierać ich opinie. Często prowadząc np. usługi z koniecznością zapisywania się na konkretną godzinę klient musi zadzwonić i z Wami porozmawiać żebyście go zapisały. A co jeśli w tym czasie nie możesz rozmawiać i przez to stracisz klienta? A może sam się zapisać przez odpowiedni formularz w Waszym e-kalendarzu specjalnie sprofilowanym pod Wasza działalność.

Jeśli jesteście pracodawcą i macie zatrudnionych wielu pracowników, a przy obecnej pracy zdalnej nie macie tak do końca panowania nad ich wydajnością i efektownością? Pewnie chcielibyście to zmienić. Też można to osiągnąć bez dodatkowych nakładów czasu i pieniędzy.

Jest jeszcze wiele, wiele innych dodatkowych aspektów koniecznych do zastanowienia przy wyborze odpowiedniego rozwiązania dla Waszej firmy. I uwierzcie, to nie jest takie straszne jak by się wydawało.

Katarzyna Koput – od wielu lat zajmuje się pomocą przy wyborze odpowiedniego sprzętu komputerowego oraz rozwiązań pomagających w pracy. W obecnym czasie jednak większe zainteresowanie w biznesie jest właśnie oprogramowaniem pozwalającym na sprawną i przyjemna pracę. Chętnie pomogę przy jego wyborze. Dodatkowo szkolę z rozwiązań jakie proponuje i pomagam w ich implementacji w środowisku odbiorców – nie zostawiam nowych użytkowników bez opieki.

Jakie są Twoje sposoby na efektywną pracę zdalną? Jaki sprzęt i oprogramowanie wybrałaś? Czekamy na komentarz od Ciebie!

Temat Cię zainteresował? Sprawdź również:

1. Jak wybrać bezpieczne narzędzia do komunikacji w sieci?
2. Home office i aplikacje mobilne ułatwiające pracę z domu
3. 10 przykazań pracy zdalnej (w dobie koronawirusa)
4. Słowa mają moc! Wzmacniacze i osłabiacze
5. Jak wzmocnić markę podcastami?