Planowanie długoterminowe – jak to się robi?

Planowanie długoterminowe pozwala nam spojrzeć na nasze cele z szerszej perspektywy, mierzyć postępy i… przede wszystkim trzymać się planu.

Jeśli planujemy tylko dziennie lub tygodniowo (czyli przygotowujemy plany czy listy zadań tylko na kolejny dzień lub na kolejny tydzień), co prawda możemy lepiej się zorganizować, odpowiednio zarządzać swoim czasem i priorytetyzować zadania, ale nie mamy poglądu na nasze cele z szerszej perspektywy. A to wszystko umożliwia nam planowanie długoterminowe. 

Dlaczego wciąż stoję w miejscu?

Planując krótkoterminowo, wiemy co chcemy zrobić jutro, wiemy jak będzie wyglądał nasz tydzień. Ale czy wiemy, co tak naprawdę chcemy osiągnąć? Warto przyjrzeć się swoim planom i przeanalizować je. Bywa, że podczas planowania skupiamy się tylko na sprawach bieżących. Mamy wrażenie, że każdego dnia robimy mnóstwo różnych rzeczy, a codzienne obowiązki nas przytłaczają. Jednocześnie towarzyszy nam poczucie, że wciąż stoimy w miejscu. Mogą być tego trzy przyczyny:

• Planujemy tylko sprawy bieżące

Nie ujmujemy w naszym planie nic poza aktualnymi sprawami. Zajmujemy się codziennymi rzeczami do zrobienia, nie wykonujemy niczego ponad to, co musimy. Przez to, robimy w kółko to samo. Jak więc możemy oczekiwać efektów, jeśli nie podejmujemy działań?

• Nie realizujemy planów 

Nie realizujemy planów, bo mamy poczucie, że ciągle jest coś ważniejszego do zrobienia.

To kwestia błędów w planowaniu, planowania zbyt wielu zadań lub wymówek – robimy wszystko, tylko nie to co trzeba. Przykład? Na pewno każda z nas miała kiedyś do zrobienia coś ważnego, a jednocześnie trudnego lub bardzo wymagającego np. przygotowywanie się do ważnego egzaminu, czy praca nad ważnym projektem. Co się wtedy działo? Pewnie wtedy wszystko wokół do Ciebie przemawiało: przecież muszę umyć okna, zrobić zakupy, posprzątać tę stertę dokumentów… To nic, że przez ostatni rok leżała tam cały czas i w ogóle nam nie przeszkadzała!

Często to właśnie wymówki utrudniają nam realizację planów i odwodzą nas od nich. Dlatego, zgodnie z zasadą Briana Tracy’ego, warto zastosować metodę: „zjedz tę żabę” (zainteresowanych odsyłam do książki: „Zjedz tę żabę” B. Tracy). Czyli najpierw robimy to, co najtrudniejsze, co jest dla nas najbardziej wymagającym zadaniem, a dopiero później lżejsze zadania i wreszcie to, co lubimy. 

• Nie mamy planu długoterminowego

Trzecią przyczyną może być brak planu długoterminowego, przez co nie mamy sprecyzowanego celu, błądzimy, zbaczamy z naszej „drogi”, łapiemy się ciągle nowych rzeczy a nie kończymy tych rozpoczętych. 

Warto przeanalizować trzy powyższe punkty, sprawdzić co możemy ulepszyć/poprawić, jakie zmiany możemy wprowadzić w swoim planowaniu, żeby było efektywne i pomagało nam w realizacji celów, a nie frustrowało. Dzisiaj skupimy się na ostatnim punkcie, czyli planowaniu długoterminowym. 

Jak przygotować plan długoterminowy?

Określ cele długoterminowe 

Przede wszystkim, zastanów się, co tak naprawdę chcesz osiągnąć, pomyśl, co jest Twoim głównym celem. Może Ci w tym pomóc wizualizacja: zastanów się w jakim miejscu chciałabyś być za 2-5 lat, jakie osiągnięcia chciałabyś mieć na swoim koncie lub jakie cele chciałabyś zrealizować. Wypisz wszystkie Twoje cele na kartce, a później uporządkuj je od najważniejszego dla Ciebie, po te mniej ważne. Jeśli cele są zbyt złożone lub zbyt ogólne, rozbij je na mniejsze projekty. 

Planowanie długoterminowe może mieć zastosowanie zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Jeśli chodzi o cele biznesowe, może to być zrealizowanie nowego projektu, założenie własnej działalności, sprzedaż swoich produktów/usług na rynkach zagranicznych, wydanie własnej książki czy założenie strony internetowej. Jeśli chodzi o cele prywatne, mogą być to wyjazdy, przeprowadzki, remonty – to nie muszą być duże cele, ważne, żeby były możliwe do zrealizowania na przestrzeni kilku miesięcy lub lat. Zgodnie z metodą SMART, cele powinny być:

• Skonkretyzowane (Specific)

• Mierzalne (Measurable)

• Osiągalne (Achievable)

• Realistyczne (Realistic)

• Określone w czasie (Time-bound) 

Ustal przedział czasowy 

Pora na ustalenie przedziału czasowego. Rozplanuj wybrane cele długoterminowe (lub mniejsze projekty) na rok, kwartały lub/i miesiące. Weź pod uwagę okoliczności, możliwości, przeszkody, które możesz napotkać po drodze. Oczywiście nie wszystko da się przewidzieć, może się okazać, że pojawi się wiele przeszkód do pokonania lub wydarzy się coś nieprzewidywalnego. 

Jeśli Twój plan długoterminowych obejmuje mnóstwo  pomysłów, do planu rocznego wybierz kilka najważniejszych dla Ciebie, a pozostałe niech czekają na  swoją kolej. Daty działania/wykonania najlepiej zaplanować dopiero wtedy, gdy zdecydujesz się na realizację (czyli w praktyce, gdy ten cel zostanie rozplanowany na rok, kwartały czy miesiące).

UWAGA:  Ważne, żeby planować bardzo elastycznie. Nie wypisuj 10 i więcej celów na rok. Jeśli przygotowujesz plan roczny, skup się na 1-5 celach, które są dla Ciebie najważniejsze – dzięki temu, będziesz mieć większą szansę na realizację. Jeśli cel jest zbyt złożony, podziel go na mniejsze projekty, które będziesz mogła dodać do planu rocznego. Kiedy celów jest za dużo lub są zbyt złożone, bywa, że robimy „wszystkiego po trochę” i tym samym nie udaje się zrealizować ani jednego. 

Podsumowując kolejne kroki:

• wizualizacja (stworzenie wizji/koncepcji na temat tego, co chcemy osiągnąć),
• stworzenie planu długoterminowego (w którym zbieramy wszystkie cele i ewentualnie dzielimy je na mniejsze projekty), 
• wybranie najważniejszych celów długoterminowych, rozplanowanie ich na rok, kolejne kwartały i/lub miesiące,
• realizacja. 

Nie jestem zwolenniczką przygotowywania planów na dłużej niż rok do przodu. Plany na kolejne lata warto robić, dopiero po podsumowaniu ubiegłego roku (co udało nam się osiągnąć, co jeszcze jest do zrobienia) – wtedy najlepiej wybrać kolejne cele do realizacji z planu długoterminowego.

Może także okazać się, że Twoje priorytety ulegną zmianie i będzie konieczność przekształcenia celu lub całkowitej rezygnacji z niego.

Cel już nie jest aktualny, co teraz? 

Jeśli okaże się, że cel do którego dążyłaś przestał być dla Ciebie ważny – przemyśl zrezygnowanie z niego. Lepiej zrezygnować, niż brnąć w coś, co tak naprawdę, przestało być dla Ciebie ważne. Właśnie dlatego tak ważny jest punkt pierwszy, czyli przemyślenie co tak naprawdę chcemy osiągnąć – im lepiej przemyślisz swoje cele, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że w przyszłości z nich zrezygnujesz. Jeśli jednak tak się stanie, nie zniechęcaj się, działaj z nowymi celami!

Pamiętaj, że nie wszystko można przewidzieć, a planowanie długoterminowe jest po to, by Ci pomóc, a nie „trzymać Cię” na siłę przy realizacji celów, które nie są aktualne. 

Jeśli nie chcesz planować z dużym wyprzedzeniem…

WSKAZÓWKA: Jeśli nie jesteś zwolenniczką planowania z dużym wyprzedzeniem, możesz skorzystać z innego rozwiązania. Wybierz 1-5 celów do realizacji (celów głównych lub mniejszych projektów – zależy jak bardzo te cele/projekty są wymagające) i na bieżąco planuj co zrobisz w najbliższym kwartale/miesiącu. Dopiero po realizacji tych 1-5 celów dopisuj kolejne. W skrócie: 

• wybór 1-5 celów, 
• rozplanowanie celów – od razu planowanie na dany kwartał czy najbliższy miesiąc i realizowanie pomysłów w swoim tempie (bez planu długoterminowego). 

Uproszczone planowanie pozwoli Ci pracować w swoim tempie i jednocześnie śledzić zrealizowane cele. Nie masz jednak z góry założonych ram czasowych na wykonanie (np. „zrobię to w rok”) – co może powodować przesuwanie swoich zadań w terminie (przesuwanie z tygodnia na tydzień, miesiąca na miesiąc) i mniejszą motywację. Ale to oczywiście sprawa bardzo indywidualna. Najlepiej, za pomocą metody prób i błędów, znaleźć swój własny sposób na planowanie i mierzenie wyników. Każda z nas jest inna, ma inne cele i sposób działania – ważne, by dostępne narzędzia i metody dostosować do własnych potrzeb. 

Temat „Planowanie długoterminowe” Cię zainteresował? Sprawdź także:

1. Jak zaplanować czas dla siebie?
2. Jak planować, żeby osiągać cele?