Pierwsza sprzedaż w nowej działalności zwykle kończy się tym samym pytaniem: jak właściwie wystawić fakturę i czy wystarczy wysłać ją mailem. Rok 2026 zmienił odpowiedź. Faktury dla firm i instytucji powstają dziś w Krajowym Systemie e-Faktur, a dokument otrzymuje numer nadany przez system. Zasady różnią się jednak w zależności od tego, kto jest odbiorcą i jaka jest skala sprzedaży.
Czy pierwsza faktura musi od razu trafić do KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF objął przedsiębiorców etapami i najmniejsze firmy weszły do systemu jako ostatnie. Do 31 grudnia 2026 r. działa jeszcze przepis przejściowy, który pozwala wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, dopóki suma brutto wystawionych w miesiącu dokumentów mieści się w kwocie 10 tys. zł. Od 1 stycznia 2027 r. w systemie musi powstać każda faktura dla firmy.
Do wystawiania dokumentów służą zarówno bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, jak i komercyjne programy księgowe. Serwisy takie jak Afaktury działają przez przeglądarkę, pobierają dane kontrahenta po numerze NIP z bazy GUS i same wysyłają dokument do systemu, bez osobnego logowania do portalu rządowego.
Co musi znaleźć się na fakturze?
Zakres danych na fakturach KSeF określa art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług i jest taki sam niezależnie od tego, czy dokument powstaje w systemie, czy poza nim.
Na fakturze znajdują się:
- data wystawienia oraz kolejny numer dokumentu,
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami,
- numery NIP obu stron transakcji,
- data dostawy towaru lub wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia,
- nazwa towaru lub usługi, jego ilość oraz jednostka miary,
- cena jednostkowa netto i wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku, kwota VAT oraz kwota należności ogółem.
Osoby zwolnione z VAT podają dodatkowo podstawę zwolnienia, ale nie wykazują kwoty podatku. Ich faktury również trafiają do KSeF, jeżeli odbiorcą jest inna firma.
Czym różni się faktura dla firmy od faktury dla osoby prywatnej?
Faktura dla innego przedsiębiorcy musi być wystawiona w KSeF. Z kolei faktura dla konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, pozostaje poza obowiązkiem i można ją wystawić w systemie dobrowolnie albo przekazać klientowi tak jak dawniej, w PDF lub na papierze. Ma to znaczenie dla firm sprzedających głównie klientom indywidualnym, w tym dla:
- sklepów internetowych,
- kosmetyczek, trenerek,
- twórców rękodzieła.
Większość ich dokumentów może pozostawać poza systemem, bo obowiązek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych innym podatnikom.
Osobna sytuacja dotyczy osób bez numeru NIP. Faktury w systemie nie wystawi ktoś, kto numeru nie posiada, ponieważ NIP sprzedawcy jest polem obowiązkowym. Prowadzenie sprzedaży wymagającej fakturowania w KSeF oznacza więc konieczność jego uzyskania.
W jakim terminie trzeba wystawić dokument?
Fakturę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do dostawy towaru lub wykonania usługi. Termin jest ten sam dla dokumentów w systemie i poza nim.
Konsument, który chce otrzymać fakturę do paragonu, ma na zgłoszenie żądania trzy miesiące, licząc od końca miesiąca sprzedaży. Sprzedawca nie może takiego żądania odrzucić, a jeżeli na paragonie znalazł się numer NIP nabywcy, wystawiony dokument musi być fakturą dla firmy, nie dla osoby prywatnej.
Czy dokumenty trzeba drukować i przechowywać?
Faktury wystawione w KSeF system przechowuje przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym powstały. Nie trzeba ich drukować ani archiwizować w segregatorze, choć nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zapisać kopię w PDF na własne potrzeby.
Wydruk faktury z systemu ma wartość dokumentu księgowego, jeżeli zawiera kod QR z numerem KSeF, który pozwala sprawdzić zgodność wizualizacji z plikiem źródłowym.
Dokumenty wystawione poza systemem, na przykład faktury konsumenckie, przechowuje się na dotychczasowych zasadach, czyli samodzielnie.
Na co uważać przy wystawianiu faktur w KSeF?
Pierwsze miesiące fakturowania przynoszą kilka powtarzalnych pomyłek. Numeracja musi być ciągła i chronologiczna, a numer nadany przez wystawcę to coś innego niż numer KSeF, który dokument dostaje dopiero w systemie. Dokument proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów, więc nie trafia do systemu i nie zastępuje faktury właściwej.
Osobną pomyłką jest mylenie faktury z rachunkiem. Rachunek dokumentuje czynności, które nie podlegają ustawie o VAT, i nie powstaje w KSeF.
Zdarza się też wpisywanie nieaktualnych danych kontrahenta, a numer NIP warto sprawdzić przed wystawieniem dokumentu, ponieważ poprawienie go później wymaga dodatkowych formalności.
Pierwsza faktura to także decyzje, które zostają na lata – schemat numeracji, wzór dokumentu, dane kontaktowe w stopce. Zmiana numeracji w trakcie roku komplikuje ewidencję, dlatego lepiej od razu przyjąć format, który wytrzyma wzrost liczby dokumentów i podział na ich rodzaje. Tych i innych pomyłek da się uniknąć – wystarczy korzystać ze specjalistycznego programu do wystawiania faktur w KSeF, takiego jak Afaktury.
artykuł sponsorowany
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
