O kulturze korespondencji e-mailowej i nie tylko. Dlaczego nie warto palić kontaktów?

Prowadzenie biznesu to ogromna odpowiedzialność, która pochłania mnóstwo pracy, czasu i energii. Codzienne obowiązki związane z prowadzeniem firmy wymagają od nas samodyscypliny i odpowiedniego zorganizowania.

Nie ma znaczenia, czy prowadzisz firmę kilka miesięcy czy kilkanaście lat – kulturę biznesową powinniśmy mieć opanowaną do perfekcji. O ile w innych krajach europejskich etykieta biznesu jest na wysokim poziomie, o tyle w naszym kraju – dopiero raczkuje. O czym warto wiedzieć?

Do napisania tego artykułu zainspirowała mnie rozmowa z pewną bizneswoman, z którą przeprowadziłam bardzo ciekawą rozmowę na temat biznesowej kultury mailowej. Przyznała, że odpisuje na każdego e-maila i stara się być asertywna, ponieważ tak samo szanuje swój czas, jak i innych. Dzięki temu zyskuje niesamowitą sympatię i dobry PR.

Z artykułu dowiesz się:

• Co to jest kultura biznesowa.
• Jak zacząć e-maila: Witam, Dzień dobry, a może Szanowna Pani.
• Dlaczego nie warto palić kontaktów.
• Dlaczego warto być asertywnym.
• E-mail, messenger – dlaczego warto szanować czas innych.

Kultura w biznesie – dlaczego warto o niej pamiętać?

W każdej branży powinna być zachowana kultura biznesowa. To są przede wszystkim pewne normy i zasady, których warto przestrzegać. Odpowiednie zachowane dobrze świadczy nie tylko o naszej firmie, działalności, o marce, którą reprezentujemy, ale także o nas samych. Savoir-vivre powinien obowiązywać od samego początku podjęcia pracy czy otwarcia firmy. Dotyczy to m.in. języka, stroju, punktualności, terminowości, a także odpowiedniego zachowania – szczególnie podczas korespondencji.

Korespondencja elektroniczna to rewelacyjny pomysł, aby w bardzo kompetentny sposób zaprezentować siebie. Pokazać się z jak najlepszej strony i zbudować dobry PR. To, jaką rolę odegrasz, wpłynie na sposób postrzegania Ciebie, jak i firmy. Twój profesjonalizm wynikający z nauki odpisywania na e-maile może wzmocnić Twoją pozycję na rynku. Niewerbalne zwroty i hasła są dziś bardzo cenną umiejętnością, o której nie każdy pamięta.

Witam, Dzień dobry, a może – Szanowna Pani? Których zwrotów używać?

Jestem osobą bardzo otwartą w kontaktach biznesowych. Nie muszę też nikomu przypominać, że pierwsze wrażenie jest kluczowe i niezwykle ważne. W takim razie od jakiego powitania powinniśmy zacząć?

Nie jestem językoznawcą, jednak wiem, że w przypadku korespondencji biznesowej powinniśmy unikać zwrotu „Witam”. Jest ono błędem, jeśli skupiamy się na kulturze biznesowej. „Witam” niesie za sobą bardzo negatywne konotacje. Już na studiach uczono nas, aby unikać tego wyrażenia, ewentualnie można kierować je tylko do bliskich. W biznesie powinno być ono całkowicie zakazane. Słowo to jest samo w sobie nacechowanie emocjonalnie. Ma w sobie coś takiego, co buduje barierę między nadawcą a odbiorcą. Stawia odbiorcę na niższym szczeblu, pokazuje pewną hierarchię. Komunikat ten może też świadczyć o całkowicie zamkniętej postawie, a to może odnieść negatywne skutki biznesowe. Odbiorca może poczuć się zniesmaczony, a nawet się obrazić.

Warto wiedzieć, że Michał Rusinek – polski literaturoznawca, pisarz i doktor habilitowany nauk humanistycznych oraz sekretarz Wisławy Szymborskiej w 2012 roku oficjalnie przyznał, że nie powinno odpowiadać się na maile, które zaczynają się od zwrotu „Witam”. W tamtym czasie jego manifest był bardzo często komentowany, a on sam spotkał się i z aprobatą, i z hejtem.

Sprawę skomentował także znany prof. Jerzy Bralczyk, który na łamach „Dziennika Zachodniego” powiedział:

Słowa bowiem mają określony zakres stosowalności, mają swoją tradycję. Słowo „witam” stosował ten, kto witał kogoś u siebie. Podczas spotkania się dwóch osób, ta o trochę wyższym statusie mogła powiedzieć „witam”. Łączy się ono z kontaktem bezpośrednim. Dlatego zastosowanie go w korespondencji mejlowej jako zupełnie neutralnego i uniwersalnego może naruszać decorum, zasadę stosowności. Zwłaszcza według tych, którzy się przyzwyczaili do pewnej etykiety.

Dlaczego od razu na początku palisz swoje kontakty?

Nie od dziś wiadomo, że człowiek uczy się całe życie. Osoby, które prowadzą długoletnie biznesy, często wyciągają wnioski z własnego doświadczenia. Bywa tak, że zachowujemy się egoistycznie, mamy muchy w nosie i zbyt wysoko trzymamy głowę. Pytanie tylko, po co?

Jakiś czas temu, podczas rozmowy z pewną wyjątkową kobietą sukcesu, zapytałam, co jest dla niej ważne w etyce i kulturze biznesu. Błyskawicznie odpowiedziała, że odpowiadanie na wiadomości e-mail, messenger czy LinkedIn. I to w każdej sytuacji. Jeśli otrzymuje od kogoś wiadomość, a nie jest zainteresowana usługą – kulturalnie i asertywnie odpowiada, że nie jest zainteresowana i życzy miłego dnia. Czasami zdarzy jej się odpowiedzieć na takiego maila po kilku dniach, ale zawsze to robi. Nie udaje, że nie dostała wiadomości. Nie pozostawia nikogo bez odpowiedzi. Nie wyrzuca do kosza (nie mam na myśli spamu). Tak samo dzieje się w drugą stronę, jeśli ona prosi kogoś o ofertę, obiecuje odpisać na wiadomość do 3 dni – i w tym czasie to wykonuje. Jeśli, niestety, nie może, bo ilość spraw ogranicza jej czas, to informuje o chwilowym przedłużeniu. Zajmuje to raptem kilka sekund. Znacznie mniej niż przeglądanie Facebooka czy Instagrama.

To była dla mnie krótka, ale bardzo wartościowa lekcja, z której staram się korzystać po dziś dzień. I tak rozplanowuję sobie czas, żeby móc odpisać na nowe maile.

Świadczy to między innymi o wysokiej kulturze osobistej i kompetencjach, o poszanowaniu czasu innych ludzi, ale także o pozostawieniu miłego wrażenia. Nigdy nie wiadomo, czy dany kontakt, za kilka lat, nam się nie przyda. W innych krajach jest to nie dopuszczalne i żadne wiadomości nie pozostają bez odpowiedzi.

Z życia wzięte

Przytoczę Wam pewną sytuację, która wydarzyła się w ostatnim czasie, a która bardzo mnie zaskoczyła i skłoniła do refleksji.

Ogłosiłam na kilku grupach biznesowych, że poszukuję ludzi, którzy zechcieliby bezpłatnie udzielić komentarza do artykułu, który chciałabym napisać. Barterowo obiecałam, oprócz podpisania autora, dodanie też linków do strony WWW czy do social mediów. Oferta była jasna, z korzyścią dla obu stron. Akcja spotkała się z ogromną ilością odpowiedzi na moje ogłoszenie i trudno mi było wybrać kilka osób.

Jedna z osób, którą wybrałam, po otrzymaniu mojej wiadomości na messengerze już na początku rozmowy stworzyła pewną barierę. Nie udało mi się obalić muru, który nas otaczał, nawet stosując emotikony. Trzykrotnie prosiłam o adres mailowy, aby przesłać informację na temat artykułu, ale także statystyk, o które prosiła ta osoba. Każda kolejna wiadomość została odczytana, jednak ja nadal nie otrzymywałam odpowiedzi. Pani usunęła swój komentarz na grupie – nie wiem, dlaczego to zrobiła. Trudno było mi znaleźć informację w Internecie na temat prowadzonej działalności przez tę Panią. Pozostał, niestety, pewien niesmak.

Dlaczego o tym piszę? Dlatego, że jest to dla mnie kolejna cenna lekcja. Lekcja kultury i etyki, której jednak tutaj zabrakło. Po przeanalizowaniu treści, wiem, że odpowiedź na moją propozycję odebrałam negatywnie, jako atak. Wiem, że wystarczyłoby poprosić raz, a nie trzy razy. Mam nadzieje, że także wyniesiecie wnioski z tej sytuacji.

Z doświadczenia wiem, jak cenne są kontakty. Dzięki otwartości i życzliwości nawiązałam wiele ważnych kontaktów. Niektóre z nich wykorzystałam dopiero po latach.

Tak samo działa w drugą stronę. Nieraz ktoś ponownie do mnie pisze z całkowicie inną ofertą, z nowego miejsca pracy – ale zapamiętał mnie jako osobę konkretną, profesjonalną, ale też otwartą i serdeczną.

Wniosek: Nie pal za sobą mostów już na początku konwersacji. Jeśli nie wiemy, co odpisać, zostawmy to na kolejny dzień. Kontakty biznesowe są niezwykle ważne i cenne. Nigdy nie będziemy w stanie przewidzieć, co może nam się przydać. Kto wie, a może właśnie świetna współpraca przeszła nam koło nosa, na której obie strony mogły coś zyskać…

Dlaczego warto być asertywnym?

Niektórzy przyznają, że nie mają czasu na wysłanie wiadomości zwrotnej, bo na przykład proponowana oferta jest nieciekawa, a brak odpowiedzi równa się komunikat: „jestem niezainteresowana”. Oczywiście, tak zapewne jest. Jednak po dłuższej analizie i rozmowie z innymi osobami, także tymi, którzy prowadzą biznes w innym kraju, przyznaję, że sztuką jest zachowanie równowagi. Odpowiednia analiza, cel i plan działania w takich sytuacjach jest kluczowa. Jeśli nie jesteś zainteresowana – napisz to. Proste.

E-mail, messenger – dlaczego warto szanować czas innych?

O szanowaniu czasu w biznesie mówimy naprawdę sporo. Napisano o tym setki artykułów i książek. Staramy się szanować swój czas, planować zadania i ustalać priorytety. Ale czy szanujemy czas innych? Po drugiej stronie maila, messengera, czy innego komunikatora jest człowiek, który pracuje, ma rachunki do opłacenia i nierzadko – rodzinę na utrzymaniu. Wiem, że pomyślicie, że w biznesie trzeba być „wredną suką” i nie myśleć o innych, a tylko o sobie i swoim portfelu, ale szanując czas innych, dbasz właśnie o swoje finanse. Wizerunek zawsze ma wpływ na finanse. Osoba po drugiej stronie zapamięta Cię jako wartościową osobę, która nie tylko szanuje jej czas, ale i pracę. W końcu tego też oczekujesz, prawda?

Moja wskazówka: Przygotuj sobie w notatniku na komputerze gotową odpowiedź. Zaplanuj jeden dzień. Na przykład poniedziałki od godziny 10.00 do 11.00 i w tym czasie odpisuj na oferty, które nie są dla Ciebie atrakcyjnie. Rób tak przez dłuższy okres. Gwarantuję, że zauważysz efekty. Może nie zarobisz kokosów, może nie znajdziesz nowego klienta, może nie skorzystasz z usługi – a może zyskasz nowego fana na Facebooku? Może poleci Twoje usługi komuś innemu? Uwierz mi, to działa.

Autorka: Ewelina Salwuk-Marko​ – redaktor naczelna portalu Feszyn.com założonego w 2013 roku, właścicielka Agencji kreatywnej Sal-Mar, twórczyni kampanii społecznej wspierającej kobiety na rynku pracy GoWomen. Wykładowca akademicki w Dolnośląskiej Szkole Wyższej. Otrzymała statuetkę „Kobieta, która inspiruje 2020”. Ukończyła dwa kierunki studiów. Strateg komunikacji, PR-owiec i specjalista od content marketingu. Od lat wspiera polskie marki, propagując idee „wybieram polskie produkty”. Twórczyni akcji „ Polskie kobiece marki, które warto znać” . Interesuje się również kwestiami związanymi z brandingiem i corporate identity.  Branżą internetową zajmuje się od 2009 roku , w którym to czasie zdobywała doświadczenie przede wszystkim w szeroko pojętym marketingu internetowym.  Prywatnie miłośniczka seriali, pasjonatka mody, zafascynowana naturalnymi kosmetykami. Żona i matka.